Viết tắt có ở mọi ngôn ngữ, chuyện không có gì mới mẻ. Nhu cầu tiết giản con chữ nhưng có quy tắc, không ngẫu hứng tùy tiện để không ảnh hưởng xấu đến hành văn, văn bản, chuẩn mực, tuân theo qui ước đã được thừa nhận. Ở đây cần lưu ý: tính qui ước trong viết tắt không xét đến cách viết tắt trong tốc ký hay bản thảo, bản nháp mang tính riêng tư.
Trong Anh ngữ, cả thế giới chấp nhận lối viết tắt tên các tổ chức, quốc gia: C.I.A- Cơ quan tình báo TW Hoa Kỳ, F.B.I- Cơ quan điều tra Liên bang Mỹ, KGB- Cơ quan tình báo Xô Viết, MI 5- Cơ quan tình báo Vương quốc Anh; USA- Hợp chủng quốc Hoa Kỳ, USSR- Liên bang cộng hoà XHCN Xô Viết...
Tương tự, trong tiếng Việt biểu đạt bằng chữ quốc ngữ, những cách viết tắt sau đây được thừa nhận khi thành lập văn bản: XHCN- Xã hội chủ nghĩa, TM- Thay mặt trong văn bản hành chính phần ký đóng dấu, KT- Ký thay, TUQ- Thừa ủy quyền, TL- Thừa lệnh, Q. - Quyền.... Lưu ý rằng, chỉ viết tắt như thế phù hợp ở và chỉ ở bên dưới văn bản, phần góc phải bên trên chữ ký và con dấu. Ở góc trái, bên trên cùng văn bản hành chính, các viết tắt như sau được qui ước, chấp nhận: QĐ - Quyết định, CT- Chỉ thị, CV- Công văn, TT- Thông tư... Và, cũng viết tắt như thế ở vị trí đấy của văn bản hành chính. Ở trích yếu nội dung dưới tiêu đề văn bản: V/v- Về việc. Lối viết tắt ấy thuộc “ định dạng” của kỹ thuật xây dựng văn bản hành chính, hoàn toàn không thể tùy tiện viết tắt ở nội dung văn bản, ngoài các khu biệt như đã đề cập.
Truyền thông ( báo in) sử dụng viết tắt các từ tiếng Việt như sau được sử dụng lâu, bạn đọc chấp nhận: CTV- Cộng tác viên, PV- Phóng viên, TS- Toà soạn....
Tên công ty viết tắt được đại chúng hiểu và chấp nhận: VNPT- Tổng Công ty bưu chính viễn thông VN, EVN- Tổng Công ty điện lựcđội, VTV- Đài truyền hình VN....
Cách viết tắt như vầy vẫn được dùng đàng hoàng: SBC- Săn bắt cướp , CA- Công an, QĐND- Quân đội nhân dân, UBND- Ủy ban nhân dân, HĐND- Hội đồng nhân dân....
Lối viết tắt đúng qui ước, nghiêm túc không phá vỡ sự trang trọng của hành văn, văn bản, thậm chí còn làm tăng thêm.
Ngược lại, sự tùy tiện mang lối cẩu thả viết tắt vốn chỉ có thể để viết nháp hay chát chít vui vẻ mang tính riêng, đưa những ký hiệu, ký tự không được chấp nhận vào văn bản chính thức thực tai hại, lâu dài tàn phá tiếng Việt, trước nhất ảnh hưởng hành văn, uy tín chủ thể thành lập văn bản.
Từng làm văn thư Văn phòng UBND một thị trấn, người viết có nhiều ví dụ về sự viết tắt tùy tiện ngay tại các văn bản hành chính nhà nước vốn đòi hỏi chuẩn mực, nghiêm cẩn: PCT- Phó Chủ Tịch, CT- Chủ Tịch, KG- Kính gửi.... “ Tư duy” lối viết tắt này có lẽ cho rằng viết sao cho..ít chữ là được! Các ký tự trên không được qui ước ở ngôn phong hành chính, nhìn phản cảm, không chuyên nghiệp.
Trong đơn, toa thuốc, dấu tên Bác sĩ viết tắt “ BS” rất ổn: BS. Nguyễn Văn A. Tương tự: Th.s- Thạc sỹ: Th.s Nguyễn Văn B; TS- Tiến sỹ: TS. Nguyễn Văn C.... Nhưng nếu viết tắt trong văn bản thật tai hại, hàm ý coi thường, không được chấp nhận: “...BS cho rằng”, “ Th.s phát biểu”.... Trong khi hoàn toàn có thể tốc ký như thế hay tại bản nháp, miễn sao người viết hiểu là được, vì đấy chỉ bản thô sẽ xử lại. Khi viết nháp hay chat, kho ký hiệu viết tắt tùm lum đáp ứng nhu cầu đẩy nhanh tốc độ viết: ~- những, k- không, ? - hỏi.... Trên mạng, hệ thống ký hiệu được xài rất nhiều tăng cường độ trao đổi thông tin giao tiếp ảo, bao gồm kho biểu tượng hình ảnh, nhưng ranh giới ứng dụng không thể lấn sang chốn tôn nghiêm của ngôn ngữ chính thống, một căn bản cần phải giữ.
Bút sa gà chết, chữ nghĩa quan trọng, sai một ly đi một dặm, thông điệp văn bản viết tắt sai qui ước nguy hiểm khi rơi vào văn thư quan yếu: bên tiếp nhận hiểu sai và..thực hiện sai! Ở VN, các văn bản luật có phần giải thích từ ngữ, bao gồm cả giải thích từ viết tắt.
Chỉ viết tắt trong quỹ từ đã qui ước và không lạm dụng, viết tắt đúng ngữ cảnh văn bản để không nhiễu, mất trang trọng, khiến thành lập một văn bản giảm giá trị, thiếu chuyên nghiệp đưa đến hệ luỵ tùm lum. Những ai từng mướt mồ hôi hoàn thành thủ tục đính chính một dấu thanh hay một chữ lỗi trên giấy tờ cá nhân chắc thấm thía sự quan trọng của con chữ như thế nào, và tất cẩn trọng khi viết tắt.
Như vạn sự trên đời, viết tắt cũng có dễ đâu...
Nguyễn Thành Công
