Văn bản là phương tiện thông tin cơ bản để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, là hình thức cụ thể hóa một vấn đề thuộc phạm vi quản lý, văn bản còn thể hiện khả năng, trình độ  và "bộ mặt" của tổ chức ra văn bản đó. Dưới đây là những lời góp ý chân thành về thể thức, kỷ thuật và cách trình bày bố cục một văn bản hành chánh, cụ thể là Công văn số: 286 /CV/HĐTS, của cư sĩ Hoàng Phước Đại, Pháp danh Đồng An.

Đà Nẵng, ngày 29 tháng 5 năm 2017.

Kính gửi: Hội Đồng Trị sự Giáo hội Phật giáo Việt Nam.

Tôi tên Hoàng Phước Đại, Pháp danh Đồng An, là Phật tử nên tôi thường dành ít nhiều thời gian đọc tin tức, kiến thức Phật học từ các trang điện tử của Giáo hội. Vừa qua Hội Đồng Trị sự thuộc Giáo hội Phật giáo Việt Nam công văn số:  286  /CV/HĐTS,  ngày 25 tháng 5 năm 2017, về việc yêu cầu thu hồi Kỷ yếu Đại hội Đại biểu Phật giáo tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu nhiệm kỳ 2017 – 2022. Sau khi đọc văn bản, xuất phát từ mong muốn Giáo hội Phật giáo Việt Nam chuyên nghiệp hơn trong điều hành cũng như biên soạn văn bản, tôi xin góp vài ý như sau:

1. Góp ý về thể thức văn bản :

Công văn được ban hành với nội dung tóm tắt ở tiều đề là “ V/v yêu cầu thu hồi Kỷ yếu Đại hội Đại biểu Phật giáo tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu nhiệm kỳ 2017 – 2022”.Nhưng sau khi đọc kỹ văn bản, nội dung có hai phần :

- Nội dung thứ nhất : Thu hồi toàn bộ số lượng Kỷ yếu hội Đại biểu Phật giáo tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu nhiệm kỳ 2017 – 2022. Đồng thời buộc Phật giáo tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu nhiệm kỳ 2017 – 2022 và Đại đức Thích Thiện Thuận xóa bài tham luận đã phát tán trên hệ thống thông tin điện tử.

- Nội dung thứ hai:  Kiểm điểm Ban Trị sự, Ban Biên soạn và Đại đức Thích Thiện Thuận vì đã soạn thảo, phổ biến tham luận của Đại đức Thích Thiện Thuận.

Như vậy nội dung của văn bản không đúng với tóm tắt ở tiêu đề.

2. Góp ý về nội dung :

Công văn số 286 có đoạn  “nội dung tham luận của Đại đức Thích Thiện Thuận mang tính xây dựng thì ít mà đả phá và xuyên tạc thì nhiều, đặc biệt là vượt ngoài khuôn khổ cho phép của bài tham luận tại Đại hội Phật giáo cấp tỉnh.”

Một văn bản hành chính chuyên nghiệp, không bao giờ dùng những từ ngữ quá thô  như vậy, đặc biệt là tổ chức tôn giáo. Có thể người soạn thảo ghi đúng lại chỉ đạo của lãnh đạo Giáo hội nhưng không nhất thiết phải ghi như thế. Trong trường hợp này người soạn thảo chỉ cần ghi “ thiếu tính xây dựng và gây mất đoàn kết nội bộ” là đủ. Việc ghi lại chính xác chỉ đạo của lãnh đạo chỉ thể hiện ở biên bản mà thôi.

Góp ý thứ hai về nội dung là Công văn số 286 nhận định bài tham luận “Tâm và tầm, tiêu chuẩn người cán bộ của Giáo hội” của Đại đức Thích Thiện Thuận vượt ngoài khuôn khổ cho phép của đại hội Phật giáo cấp tỉnh. Vậy xin hỏi, Phật giáo tỉnh có quy định khuôn khổ của một tham luận góp ý hay không? Rõ ràng là không, bởi tổ chức phải luôn tôn trọng tính dân chủ, ý kiến góp ý xây dựng của mỗi cá nhân, dù ý kiến đó có tầm toàn cầu, lãnh thổ hay địa phương cụ thể.

3. Góp ý về tính thực thi của công văn số :

Việc lãnh đạo Hội Đồng Trị sự thuộc Giáo hội Phật giáo Việt Nam chỉ đạo Phật giáo tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu nhiệm kỳ 2017 – 2022 và Đại đức Thích Thiện Thuận thực hiện việc tháo gỡ tham luận của mình trên các trang điện tử là không khả thi, bởi Phật giáo tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu nhiệm kỳ 2017 – 2022 và Đại đức Thích Thiện Thuận không thể xóa được các bài tham luận đã phát tán trên hệ thống thông tin điện tử. Lý do, xóa hay không xóa nội dung bài viết trên trang điện tử thuộc về quyết định của người quản lý trang thông tin đó.

4. Góp ý về hiệu quả của tổ chức giáo hội :

Trong công văn, người đọc thấy rõ Giáo Phật giáo tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu cũng như giáo hội tỉnh thành khác chịu sự quản lý của Giáo hội Phật giáo Việt Nam, UBND tỉnh thành, Ban Dân vận, UBMTTQ tỉnh thành và cả sở Công an, sở Nội vụ. Với một cơ chế như vậy, tất nhiên việc giám sát văn kiện đại hội phải trên nguyên tắc văn kiện đại hội phải trình cho BTC đại hội, xin ý kiến cấp trên và các ngành liên quan, duyệt nội dung văn kiện của đại hội.

Tổ chức và cơ chế giám sát, chỉ đạo là vậy, nhưng thực tế khâu kiểm duyệt tham luận đã không thực hiện tốt. Hậu quả là tham luận của đại đức Thích Thiện Thuận trình bày xong, đại biểu dự đại hội vỗ tay tán thán, lúc đó những người có trách nhiệm mới giựt mình.

Một văn bản Trung ương mang tính chất chỉ đạo, nhưng không yêu cầu hạn định thực thi, báo cáo kết quả thực hiện ý kiến chỉ đạo của cấp điều hành, thì văn bản rõ ràng chưa chuyên nghiệp, bộc lộ yếu kém trong công tác quản lý.

5. Góp ý về tính khách quan trong nhận định của giáo hội về tham luận của Đại đức Thích Thiện Thuận

Theo dõi thông tin đại hội thì được biết tham luận đại đức Thích Thiện Thuận được nhiều đại biểu hoan nghênh, vỗ tay tán thán, mâu thuẫn với nhận định của Công văn số 286. Theo tôi, để có tính khách quan Giáo hội nên thăm dò ý kiến của các đại biểu tham dự và cộng đồng Phật tử về chất lượng, nội dung tham luận đại đức Thích Thiện Thuận trình bày tại đại hội. Việc này có thể thực hiện qua thăm dò ý kiến ngay trên web của Giáo hội Phật giáo. Từ đó có cơ sở nhận định đúng hay sai về nội dung tham luận của đại đức Thích Thiện Thuận. Đôi khi nhận định của công chúng thường đúng hơn nhận định của một vài cá nhân.

Trân trọng.